Documenti validi per registrare gli ospiti in Italia: guida per gestori

La registrazione degli ospiti in Italia è un obbligo di legge, sancito dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). L’adempimento richiede che i gestori delle strutture ricettive o di altri alloggi per l’accoglienza turistica, come le locazioni turistiche anche dette “affitti brevi” (il Decreto Sicurezza, D.L. 113/2018, art. 19, convertito nella L. 132/2018, ha esplicitamente esteso l’applicabilità dell’art. 109 TULPS alle locazioni turistiche), comunichino telematicamente alle autorità di pubblica sicurezza le generalità delle persone alloggiate. La comunicazione deve avvenire attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato o in alternativa via fax o posta elettronica certificata (PEC), solo in caso di malfunzionamento tecnico del portale Alloggiati Web o mentre si è in attesa del rilascio delle credenziali.

Le tempistiche di trasmissione: la regola delle 24 e delle 6 ore

L’invio dei dati degli alloggiati al portale della Polizia di Stato deve rispettare tempistiche perentorie, che variano in base alla durata della permanenza:

• Soggiorni superiori alle 24 ore: i dati della schedina alloggiati devono essere trasmessi entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
• Soggiorni pari o inferiori alle 24 ore (soggiorni di poche ore o di una sola notte): la comunicazione deve avvenire con maggiore tempestività, ovvero entro 6 ore dall’arrivo dell’ospite stesso.

Scopi della comunicazione

In Italia, l’obbligo di registrazione degli ospiti da parte delle strutture ricettive e affini (hotel, B&B, affitti brevi, ecc.) ha due scopi fondamentali:

• Sicurezza pubblica e controllo dell’immigrazione: la registrazione dei dati dei viaggiatori fornisce alle autorità (Polizia di Stato, Carabinieri) uno strumento per il controllo del territorio, la prevenzione di reati e l’identificazione ed il tracciamento di individui in caso di indagini. Permette inoltre di individuare gli stranieri che si trovano sul territorio in modo irregolare, per esempio dopo la scadenza del visto.
• Contrasto al terrorismo: A partire dal 2018, la normativa è stata estesa in modo esplicito anche agli affitti brevi per garantire un controllo più capillare sulle persone che soggiornano nel Paese e prevenire fenomeni legati al terrorismo.

Incrocio dati con il fisco ed il CIN (Codice Identificativo Nazionale): sebbene l’art. 109 TULPS nasca esclusivamente per ragioni di pubblica sicurezza, oggi i dati inviati ad Alloggiati Web vengono incrociati dalle autorità anche con le banche dati comunali e fiscali (es. verifica del versamento dell’Imposta di Soggiorno e controlli incrociati con la banca dati del CIN introdotta dal D.L. 145/2023).

Sanzioni penali

I gestori delle strutture ricettive sono obbligati a conservare le ricevute di trasmissione dei dati (generate dal portale Alloggiati Web) per un periodo di cinque anni come prova dell’adempimento. Il portale Alloggiati Web mantiene le ricevute scaricabili solo per 30 giorni dall’invio. Trascorso questo termine, la ricevuta non è più recuperabile in autonomia dal portale. La mancata o errata comunicazione delle generalità degli ospiti costituisce un reato (art. 17 TULPS) e può comportare l’arresto del gestore fino a tre mesi o un’ammenda fino a € 206; l’Autorità di Pubblica Sicurezza può anche procedere alla sospensione o revoca della licenza.

Il divieto di consegna chiavi prima dell’identificazione: la normativa TULPS non richiede solo di registrare l’ospite, ma vieta tassativamente di dare accesso all’immobile (consegna chiavi o invio codici di self check-in) prima di aver verificato l’identità della persona. Questo è un dettaglio fondamentale per chi usa sistemi di self check-in automatici.

La legge richiede la verifica del documento in originale (o tramite processi di identificazione digitale certificati in caso di self check-in). La fotocopia cartacea o l’immagine sul telefono possono essere facilmente alterate con software di fotoritocco e non garantiscono l’identità dell’ospite.

Documenti validi per i cittadini italiani

Per i cittadini italiani, i documenti di identità validi per la registrazione sono:

• Carta d’identità: valida sia nel vecchio formato cartaceo che nel moderno formato elettronico (CIE). È il documento più comunemente mostrato dai cittadini italiani al momento del check-in.
• Passaporto: assolutamente valido anche per i cittadini italiani ma raramente usato da chi viaggia all’interno del Paese, a causa del formato più ampio e del rischio di smarrimento. È spesso mostrato dai cittadini italiani residenti all’estero, talvolta privi della carta d’identità.
• Patente di guida: la patente di guida italiana è riconosciuta dalle autorità italiane come un documento di riconoscimento che attesta le generalità del titolare. Pertanto, può essere accettata dalle strutture ricettive per la registrazione.
• Altri documenti di riconoscimento: sono validi anche altri specifici documenti di identità rilasciati da una pubblica amministrazione italiana e muniti di fotografia: la patente nautica, il libretto di pensione, il porto d’armi, le licenze di caccia, le tessere di riconoscimento per i dipendenti statali (purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente) rilasciate da una amministrazione dello Stato. L’art. 35, comma 2, del D.P.R. 445/2000 definisce i documenti equipollenti alla carta d’identità. Nella pratica delle strutture ricettive o affini, tuttavia, è assai raro che un ospite si identifichi attraverso uno di questi documenti.

Documenti validi per i cittadini stranieri

Per i cittadini stranieri, la scelta del documento dipende dalla loro nazionalità, in accordo con le norme comunitarie e i trattati internazionali. Il passaporto è l’unico documento sempre considerato valido, a prescindere dal paese di provenienza.

• Cittadini UE (26 membri dell’Unione Europea oltre all’Italia): la carta d’identità è considerata un documento di viaggio valido all’interno dell’UE. Di conseguenza, è sempre accettata dalle strutture ricettive italiane per l’identificazione e la registrazione degli ospiti. La patente di guida rilasciata da uno Stato estero (compresi i Paesi dell’Unione Europea) non è considerata un documento di identità valido per la registrazione ad Alloggiati Web. Fanno parte della UE:
  • Austria
  • Belgio
  • Bulgaria
  • Cipro
  • Croazia
  • Danimarca
  • Estonia
  • Finlandia
  • Francia
  • Germania
  • Grecia
  • Irlanda
  • Lettonia
  • Lituania
  • Lussemburgo
  • Malta
  • Paesi Bassi
  • Polonia
  • Portogallo
  • Repubblica Ceca
  • Romania
  • Slovacchia
  • Slovenia
  • Spagna
  • Svezia
  • Ungheria
• Cittadini dei Paesi dell’Area Schengen non UE: anche per i cittadini di questi paesi europei non membri della UE, la carta d’identità valida per l’espatrio è considerata un documento idoneo per l’identificazione, in sostituzione del passaporto. Si tratta di:
  • Islanda
  • Liechtenstein
  • Norvegia
  • Svizzera
• Cittadini di Paesi terzi con accordi bilaterali: la carta d’identità valida per l’espatrio può essere sufficiente per altri paesi del continente europeo
  • Andorra
  • Principato di Monaco
  • Città del Vaticano
  • San Marino
• Cittadini di tutti gli altri Paesi: deve essere accettato solo il passaporto.

Da tenere a mente

• Controllo e conformità: è responsabilità del gestore verificare la validità e l’autenticità dei documenti presentati. Le generalità vanno registrate esattamente come riportato sul documento, senza errori o mancanze: sono previste sanzioni di natura penale in caso di comunicazioni erronee o incomplete.
• Passaporto valido per tutti: in caso di dubbi sulla validità della carta d’identità, o per qualsiasi cittadino extra-UE non esplicitamente citato negli accordi internazionali, richiedere il passaporto è sempre la procedura più sicura e conforme alle normative.
• Copia del documento: sebbene non sia previsto dalla Legge, è prassi per molti gestori fare una copia o una scansione del documento di identità degli ospiti per la registrazione. Con l’entrata in vigore del GDPR (General Data Protection Regulation, ovvero “Regolamento generale sulla protezione dei dati”) nel 2018, tale pratica è diventata assai rischiosa dal punto di vista legale per il gestore della struttura. Se un gestore sceglie di conservare una copia (in formato cartaceo o digitale), deve farlo con le massime misure di sicurezza ed è inoltre necessario informare gli ospiti in modo chiaro e trasparente sui motivi della copia e sui tempi di conservazione; è necessario inoltre distruggere la copia in modo certo (triturando la carta o cancellando definitivamente il file) una volta che non sia più necessaria. Vi sono stati casi di copie di documenti estratti dai computer delle strutture ricettive o dai dispositivi personali dei dipendenti e venduti nel dark web per fini di clonazione. Le sanzioni amministrative in caso di accertata violazione sono molto cospicue. La prassi migliore e più sicura rimane quella di evitare del tutto la copia del documento e di trascrivere a mano solo i dati essenziali. In questo modo si rispetta pienamente la privacy dell’ospite e si evitano rischi legali.

⚠️​ Questa guida serve come un compendio delle regole generali, ma per ogni dubbio specifico è sempre consigliabile fare riferimento alle indicazioni della Questura locale e consultare i siti ufficiali della Polizia di Stato.